Evnen til å gjennomføre og finne positive oppløsninger ved å ha vanskelige samtaler er en livsferdighet at alle skal utvikle seg.
Mange situasjoner kan bare løses ved at du er villig til å delta i vanskelige samtaler, enten du er på jobben eller i dine personlige forhold.
Å be om en endring eller løse et problem kan føre til heftige følelser hvis samtalen ikke blir håndtert bra.
Personen kan krenke eller føle at de blir urettferdig kritisert, noe som får dem til å reagere defensivt.
Denne forsvarsevnen er en viktig barriere for å finne en løsning eller bringe en person rundt ditt synspunkt. Mennesker generelt slutte å lytte når de begynner å bli sinte eller defensive.
Prosessen med å ha en vanskelig samtale trenger ikke å være komplisert. Fundamentet for samtalen vil faktisk starte før du begynner å snakke.
Planlegger samtalen
En vanskelig samtale bør ikke være en hete for øyeblikket når spenninger eller følelser går høyt.
tegn på at han liker deg, men er redd
Jo mindre følelsesmessig du kan være når du nærmer deg samtalen, desto bedre resultater får du sannsynligvis fordi du kommuniserer med et klart sinn.
Det er mye lettere å empati, finne felles grunnlag og finne de rette ordene når følelsene dine er kule.
Ta deg tid til å planlegge samtalen, hva du trenger å si, og hvordan du vil si det.
Måten du leverer en melding på, er like viktig som den meldingen faktisk er. Presentasjon påvirker måten et publikum oppfatter og mottar en melding på.
Å svare på følgende spørsmål tydelig vil hjelpe deg med å planlegge samtalen din.
Hva er problemet som må diskuteres?
Skriv tydelig ut problemet på en enkel, kortfattet måte, slik at du kan se hva problemet er.
Hvis det er flere problemer som bidrar til et generelt problem, må du ha hver av disse klare i tankene dine.
Hvilke faktorer påvirker problemet?
Det er ikke alltid en persons skyld at det oppstod et problem. Noen ganger er det eksterne faktorer som kan påvirke eller forårsake et problem.
Vurder om det er noen eksterne faktorer som kan påvirke situasjonen.
Hvilken oppløsning vil du oppnå?
Bestem hvordan en vellykket løsning på problemet vil se ut, hva du kan godta, og hvor du kan gå på akkord hvis det blir nødvendig.
Å vite dette vil hjelpe deg å lede samtalen på en måte som gir deg størst sjanse for å nå denne oppløsningen.
Nærmer seg personen
Å nærme seg personen du trenger å snakke med kan være så enkelt som, “Hei, jeg må diskutere X-problemet med deg. Når ville det være en god tid for oss å snakke om det? ”
Denne enkle, direkte tilnærmingen sier hva som må sies, samtidig som den andre personen får muligheten til å finne sin fot.
Ved å spørre når det vil være en god tid for dem, gir du dem en mulighet til å være en aktiv deltaker i stedet for å ha samtalen påtvunget uventet.
Ikke alle situasjoner vil være så glatte og klare. Det forutsetter at personen du snakker med er mottakelig og mottakelig for samtalen.
Hvis de ikke er det, vil sannsynligvis ikke dette forslaget fungere bra.
De kan bruke det som en mulighet til å avvise eller utsette samtalen, som vil fortelle deg at de kanskje ikke bryr seg om å finne en løsning, og en annen tilnærming kan være nødvendig.
Når du har satt en tid, kan du faktisk føre samtalen.
Du vil kanskje også like (artikkelen fortsetter nedenfor):
- 8 Barrierer for effektiv kommunikasjon
- Hvordan du kan uttrykke dine følelser med ord
- 8 typer lytting som folk bruker
- 10 tips for å hjelpe par med å kommunisere mer effektivt i forholdet
- Hvordan forklare ting bedre for å hjelpe folk til å forstå
- Hvordan snakke tydeligere, slutte å mumle og bli hørt hver gang
Å ha samtalen
Måten du leverer en melding på er så veldig viktig.
Du vil at den andre personen skal være mottakelig for det du har å si, slik at du kan finne en løsning på problemet.
Meldingen du leverer må være tydelig slik at lytteren ikke blir forvirret.
Hvordan gjør du det?
Hopp over trivselen og kom rett til poenget.
Forutsatt at du kontaktet personen på forhånd, vet de at du kommer til å ha en vanskelig samtale og vil ha mentalt forberedt seg på det.
Vær direkte, kom rett til poenget. Det er ingen grunn til å pusse ut samtalen med unødvendig fyllstoff som falske koserier og 'kompliment-smørbrød.'
Kontroller følelsene dine og vær rolig mens du snakker.
En flom av følelser ut av deg vil sannsynligvis fremkalle en flom av følelser fra lytteren. Sinne vil for eksempel vekke sinne fra lytteren.
Vær oppmerksom på tonen din, ordene du bruker, og følelsene som kommer frem i kommunikasjonen din.
Hvis du føler deg overveldet eller for emosjonell , pause i noen sekunder og samle tankene dine.
Følelser er ikke alltid en dårlig ting i vanskelige samtaler, men det er vanligvis mer skadelig enn nyttig.
Avklare problemene dine ved å bruke direkte eksempler.
Den enkleste måten å kommunisere problemet på er å bruke direkte, klare eksempler på hva som går galt.
Dette hjelper lytteren til å forstå hvordan de kan være ansvarlige for et problem, og hvordan de kan endre sin oppførsel for å løse det.
Unngå beskyldninger, pekefinger, skyld og absolutt språk.
Dette kan være vanskeligere å unngå enn man kan innse, spesielt hvis du prøver å løse et personlig problem der det faktisk er noen å klandre for at noe går galt.
Hvis du kan unngå disse tingene, er det mer sannsynlig at du får en vellykket løsning på problemet.
Unngå absolutt absolutt språk som 'ingenting', 'alt,' du aldri, 'og' deg alltid. '
Disse typene ord tærer på kvaliteten på samtalen fordi de ikke gjenspeiler virkeligheten. Ingen gjør alltid noe.
Gi den andre personen en mulighet til å snakke og tenke.
Evnen til å lytte er viktig. Hvis du ønsker å finne løsningen på et problem, kan det være andre faktorer på jobben du ikke hadde vurdert eller vært kjent med.
En samtale er en utveksling mellom mennesker. Ikke glem å lytte til hva den andre personen har å si, ta opp bekymringene og vurder synspunktet.
De kan allerede ha en løsning eller planer som du ikke er klar over. Forsikre deg om at du forstår svaret til den andre personen.
Gi dem friheten til å stille spørsmål, slik at de tydelig kan forstå synspunktet ditt.
Dette hjelper også den andre personen til å føle seg som om de er en del av problemløsingsprosessen i stedet for å føle at en løsning blir tvunget til dem.
Ikke avvik fra det aktuelle emnet.
Unngå å bli trukket av problemet du diskuterer eller vandre rundt i andre saker.
Det vil vanligvis føre diskusjonen til en forvirrende kamp da begge parter mister det primære målet av syne og begynner å bli sugd inn i et tankesett angrep og forsvar.
Hold fokus på temaet.
Ikke vær redd for å ta en gjensidig pause fra en diskusjon.
Vanskelige samtaler kan vekke intense følelser. Hvis du eller den andre personen trenger en liten pause, så ta en.
Bare vær sikker på at dere begge er enige om å ta en pause og komme tilbake til saken. Du vil ikke at noen av partene skal bruke en pause som et middel til å spore av eller kontrollere samtalen ved å avslutte kommunikasjonen på et viktig punkt.
Ikke gjør antakelser om situasjonen.
Prøv å holde en klar og åpent sinn om personen du snakker med og situasjonen du prøver å løse.
Dette vil hjelpe deg med å redde ansiktet og bevare ditt eget image som en fornuftig, problemløsende person hvis du ender opp med å ta helt feil i en situasjon.
Dette perspektivet er viktig fordi du ikke vil ha rykte på deg som noen som er vanskelig å finne løsninger med.
Det er mer sannsynlig at folk vil unngå deg enn å prøve å samarbeide med deg for å finne oppløsninger som bare vil gi deg flere problemer i fremtiden.
Løser samtalen
Avslutningen på samtalen skal tydelig artikulere hva som skal transpire etter at samtalen er gjennomført.
Er det spesielle mål som må oppfylles?
Handlinger som må gjøres?
Broer å reparere?
Må de involverte menneskene finne en gjensidig fordelaktig løsning sammen? Eller er det mer problemet med en person som trenger løsning?
er jernmann som kommer tilbake
Til slutt bør alle parter ha en klar ide om hvordan de skal utvikle seg for å sikre at problemet blir løst og ikke skjer igjen.
Det kan imidlertid hende at meldingen ikke blir godt mottatt, da vet du om du trenger å begynne å lage andre planer eller endringer.
Du kan kontrollere hvordan du leverer en melding, men du kan ikke kontrollere hvordan lytteren skal ha det eller svare på det.
Disse retningslinjene bør komme deg nærmere en minnelig oppløsning for de vanskelige samtalene du uunngåelig vil ha i livet ditt.
